Lectura guiada
Preparando lectura con voz…
Antes de calcular la declaración mensual, el contador necesita algo más que una carpeta de facturas: un inventario que permita saber qué ocurrió, qué está respaldado y qué falta aclarar. La fecha de emisión ayuda a localizar un comprobante, pero no determina por sí sola el tratamiento del mes. Una entrega ordenada conecta documentos con movimientos y evita que una factura aparezca dos veces o que un cobro de una factura anterior quede fuera.
Distingue la obligación fiscal del método de entrega
Publicación original de Fintax sobre documentos para preparar la declaración mensual.
Los artículos 28, 29, 29-A y 30 del Código Fiscal de la Federación regulan la contabilidad, los comprobantes fiscales y la conservación de documentación. Una carpeta con índice, nombres uniformes y control de versiones es una recomendación operativa, no un formato obligatorio establecido por esos artículos. Su función es hacer localizables los comprobantes y soportes que correspondan a tu actividad.
Entrega los XML de CFDI emitidos y recibidos; utiliza los PDF como apoyo de lectura, no como sustituto del archivo fiscal. El PDF es una representación visual, mientras que el XML contiene los datos estructurados del comprobante. Para controlar duplicados y sustituciones, registra el UUID y el estado del comprobante, además del nombre del archivo. Esta organización facilita revisar los requisitos de comprobación previstos en los artículos 29 y 29-A del CFF.
El paquete debe explicar el periodo, no acumular archivos
| Insumo | Riesgo si falta | Detalle para entregar |
|---|---|---|
| XML emitidos y recibidos | Duplicados o comprobantes sin identificar | Índice con UUID, fecha, emisor, receptor y estado |
| Cobros y pagos | Asignar movimientos al mes incorrecto | Fecha, importe, comprobante relacionado y complemento cuando corresponda |
| Estados de cuenta completos y registro de efectivo | Movimientos sin explicación | Clasificar operación, transferencia propia o préstamo y adjuntar soporte |
| Cancelaciones, sustituciones y pendientes anteriores | Usar una versión incorrecta o perder seguimiento | Relacionar UUID original y sustituto; indicar asunto pendiente y responsable |
| Nómina, cuando aplique | Paquete incompleto de la actividad | Comprobantes y soportes identificados por periodo |
El vínculo entre comprobante y movimiento importa para el IVA: el artículo 1-B considera las contraprestaciones efectivamente cobradas, y el artículo 5 establece condiciones para el acreditamiento, entre ellas el pago efectivo del IVA. Tener un CFDI no basta para acreditar; tampoco todo egreso bancario genera IVA acreditable. Entrega evidencia del cobro o pago y la naturaleza de la operación, sin tratar una transferencia entre cuentas propias como si fuera una compra. Véanse los artículos 1-B y 5 de la LIVA.
Para ISR, identifica primero el régimen. En personas físicas con actividades empresariales o profesionales, el artículo 105 exige condiciones para las deducciones, incluido el pago efectivo. En RESICO de personas físicas, el artículo 113-E calcula el ISR sobre ingresos efectivamente cobrados, sin IVA y sin aplicar deducciones. Por eso, entregar gastos no equivale a autorizar su deducción universal. El contador debe aplicar el tratamiento correspondiente conforme a la LISR, artículos 105 y 113-E.
El paquete debe explicar el periodo, no acumular archivos: 5 elementos que deben revisarse
- XML emitidos y recibidos
- Cobros y pagos
- Estados de cuenta completos y registro de efectivo
- Cancelaciones, sustituciones y pendientes anteriores
- Nómina, cuando aplique
| XML emitidos y recibidos | Incluido |
|---|---|
| Cobros y pagos | Incluido |
| Estados de cuenta completos y registro de efectivo | Incluido |
| Cancelaciones, sustituciones y pendientes anteriores | Incluido |
| Nómina, cuando aplique | Incluido |
Ejemplo: entregar septiembre durante octubre
Supongamos que una persona física presta servicios, emite una factura en agosto y cobra la totalidad en septiembre mediante depósito bancario. También recibe en septiembre el PDF de una factura de proveedor que permanece sin pagar. Está preparando en octubre la entrega documental de septiembre. El régimen fiscal ya está identificado, pero el contador todavía debe revisar los comprobantes y las condiciones aplicables.
El paquete incluye el XML de agosto, el depósito de septiembre y la relación entre ambos, además del complemento de pago cuando corresponda. El cobro no debe desaparecer porque la factura se emitió antes: su cobro efectivo importa para IVA y, según el régimen señalado, ISR. La factura del proveedor queda identificada como pendiente de XML y de pago, sin asumir acreditamiento de IVA ni deducción. Estos tratamientos requieren revisar los artículos 1-B y 5 de la LIVA y los artículos 105 y 113-E de la LISR.
Cinco controles antes de autorizar el cálculo
- Crea una carpeta por periodo con un índice de archivos, fecha de entrega y persona responsable.
- Reúne XML, estados de cuenta completos, registro de efectivo y soportes. Incluye documentos anteriores vinculados con cobros o pagos del mes.
- Compara UUID para detectar duplicados. Conserva identificadas las cancelaciones y relaciona cada sustitución con su comprobante original.
- Abre una lista de pendientes con documento faltante, operación, periodo posible, responsable y siguiente acción. Separa esos casos de la información confirmada.
- Confirma por escrito la versión lista para calcular y sus excepciones. Registra después cada archivo nuevo, qué corrige y quién validó el cambio.
Un pendiente no autoriza a adivinar
Separar un caso pendiente de la información confirmada es un control de trabajo, no una exclusión fiscal automática. El contador debe resolver su tratamiento antes de cerrar el cálculo.
La confirmación puede indicar: paquete de septiembre, versión 2, cobro de agosto incorporado y factura del proveedor pendiente de aclaración. Conserva junto al índice la respuesta del contador y las evidencias utilizadas. Si llega documentación después de presentar la declaración, registra el cambio y solicita revisar si afecta lo declarado y si corresponde una declaración complementaria; recibir un archivo nuevo no implica automáticamente corregir.
Preguntas frecuentes
¿Basta con enviar los PDF?
Para este control de entrega, envía también los XML. Si falta alguno, identifícalo en pendientes y solicita el archivo; no presentes el paquete como completo. Los PDF facilitan la lectura, pero no sustituyen los datos estructurados necesarios para revisar el comprobante.
¿Debo incluir facturas de meses anteriores?
Sí, cuando ayuden a explicar cobros, pagos o correcciones del periodo. Relaciónalas con el movimiento actual y marca su mes de emisión para que no se interpreten como operaciones nuevas.
¿Quién confirma que el paquete está listo?
Como control recomendado, quien entrega confirma los documentos y hechos aportados; el contador confirma la recepción, las excepciones y el tratamiento fiscal revisado. La constancia debe identificar una versión concreta, no una aprobación genérica de todo lo enviado.
