Respuesta rápida
Para evitar utilidades ficticias, concilia inventario físico, entradas, salidas, mermas, devoluciones y CFDI. El costo de ventas no es simplemente lo comprado: debe representar lo efectivamente vendido con un método consistente y evidencia por movimiento.
Conciliar compras, existencias, mermas y ventas evita márgenes ficticios y revela diferencias operativas antes del cierre.
No ajustes sin causa
Un ajuste que cuadra el saldo pero no explica la operación oculta el problema y dificulta auditorías futuras.
Caso: margen alto, almacén vacío
Un negocio registra compras y ventas, pero no entradas, salidas ni mermas. El estado de resultados muestra margen alto mientras el almacén pierde producto. Un conteo revela diferencias. El cierre correcto ajusta causas, no solo cantidades: recepción, surtido, devolución, merma, robo o error de unidad.
Si el inventario físico no respalda el saldo contable, la utilidad y el costo dejan de ser información confiable.
— Fintax
Por qué compras no es igual a costo
El costo de ventas explica cuánto costó lo que sí se vendió; no equivale automáticamente a compras del mes. Para calcularlo necesitas existencia inicial, entradas, movimientos y existencia final con un método consistente.
La calidad depende del almacén. Si compras usa una unidad y ventas otra, o si las devoluciones no regresan al sistema, la contabilidad recibe datos incompletos.
Control mínimo de inventario
- Catálogo único de productos y unidades.
- Entradas vinculadas con recepción y CFDI.
- Salidas vinculadas con venta o consumo.
- Registro autorizado de mermas y devoluciones.
- Conteos cíclicos y conciliación contable.
Diagnóstico de diferencias
| Diferencia | Causa posible | Evidencia |
|---|---|---|
| Físico menor | Merma o salida no registrada | Acta y movimiento |
| Físico mayor | Entrada pendiente | Recepción y factura |
| Costo extraño | Unidad o precio incorrecto | Catálogo y compra |
| Margen inestable | Devolución o corte | Venta y nota |
Diagnóstico de diferencias: 4 elementos que deben revisarse
- Físico menor
- Físico mayor
- Costo extraño
- Margen inestable
| Físico menor | Incluido |
|---|---|
| Físico mayor | Incluido |
| Costo extraño | Incluido |
| Margen inestable | Incluido |
Dónde se originan las diferencias
- Productos duplicados o unidades incompatibles.
- Entradas por factura sin recepción física.
- Devoluciones sin movimiento inverso.
- Ajustes globales sin causa ni autorización.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar las compras como costo?
No de forma automática. Debes considerar qué parte se vendió y qué quedó en existencia.
¿Cada cuánto hago conteo?
Según volumen y riesgo; combina inventario anual con conteos cíclicos de productos críticos.
¿Cómo documento una merma?
Define política, autorización, evidencia, cantidad, causa y tratamiento contable-fiscal.
Cierre de inventario en cinco pasos
- Normaliza catálogo y unidades.
- Cierra entradas y salidas.
- Ejecuta conteo físico.
- Investiga diferencias por causa.
- Aprueba ajustes y recalcula margen.
Fuentes y lecturas para continuar
Consulta las fuentes oficiales: Ley del ISR, Código Fiscal de la Federación.
Para completar el proceso dentro de Fintax, revisa: controles de cierre mensual, cierre fiscal de mitad de año, revisión de CFDI.
Qué hacer ahora
Convierte esta revisión en un expediente con responsable, fecha, fuente y evidencia. Si hay una diferencia material, una obligación vencida o una decisión que cambie el cálculo, valida el caso con la persona responsable de tu contabilidad antes de presentar, cancelar o pagar.
