Respuesta rápida
Freelancers y agencias deben controlar cada proyecto por contrato, anticipo, entregable, CFDI, cobro, costo y reembolso. Separa honorarios propios de fondos para terceros; así evitas duplicar ingresos, perder gastos y confundir saldo bancario con utilidad.
Separa anticipos, honorarios, gastos de terceros y reembolsos por proyecto para conciliar CFDI, banco, costos y margen.
Contrato antes del cobro
Define propiedad del gasto, entregables y reglas de cancelación antes de recibir dinero o pagar a terceros.
Caso: anticipo para un proyecto de tres meses
Una agencia cobra 50% al inicio, paga pauta por cuenta del cliente y liquida el resto al entregar. Separa honorario propio, fondos para terceros, gastos reembolsables e impuestos. Controla cada proyecto con presupuesto, cobros, costos y margen.
El contrato, CFDI, cobro y avance deben contar la misma historia; el banco solo muestra cuándo entró el dinero.
— Fintax
Clasifica cada movimiento
| Flujo | Pregunta | Documento |
|---|---|---|
| Anticipo | ¿Qué obligación activa? | Contrato y CFDI |
| Honorario | ¿Qué servicio remunera? | Entregable |
| Pauta | ¿De quién es el gasto? | Orden y comprobante |
| Reembolso | ¿Quién contrató? |
Clasifica cada movimiento: 5 elementos que deben revisarse
- Anticipo
- Honorario
- Pauta
- Reembolso
- Saldo
| Anticipo | Incluido |
|---|---|
| Honorario | Incluido |
| Pauta | Incluido |
| Reembolso | Incluido |
| Saldo | Incluido |
No todo depósito es margen
Freelancers y agencias suelen mezclar cobros por anticipado, reembolsos y gastos de terceros. Sin clasificación, el depósito parece ingreso completo y el margen queda distorsionado.
Un control por proyecto conecta propuesta, contrato, entregables, CFDI, banco y costos. También ayuda a decidir precios y capacidad, no solo impuestos.
Preguntas frecuentes
¿Un anticipo es solo un pasivo?
No lo asumas. Revisa contrato, CFDI y reglas aplicables al cobro.
¿Todo reembolso es ingreso?
Depende de quién contrata, factura y asume el gasto; documenta el flujo.
¿Cómo sé si un proyecto fue rentable?
Compara honorario neto con horas, proveedores, pauta, comisiones y retrabajo.
Carpeta rentable por proyecto
- Contrato y alcance por proyecto.
- Calendario de anticipos y entregas.
- CFDI y complementos aplicables.
- Gastos propios frente a fondos del cliente.
- Estado de proyecto, margen y saldo por cobrar.
Tablero por proyecto
- Abre proyecto y presupuesto.
- Define hitos de cobro y CFDI.
- Clasifica costos y reembolsos.
- Actualiza avance y saldo.
- Cierra margen y expediente.
Cuatro fugas de margen
- Cotizar sin separar gastos de terceros.
- Facturar todo al final aunque ya hubo cobros.
- Mezclar cuentas personales y del proyecto.
- Medir rentabilidad solo por saldo bancario.
Fuentes y lecturas para continuar
Consulta las fuentes oficiales: requisitos de facturación, Código Fiscal de la Federación, declaraciones de personas físicas.
Para completar el proceso dentro de Fintax, revisa: controles mensuales, guía CFDI, planeación de efectivo.
Qué hacer ahora
Convierte esta revisión en un expediente con responsable, fecha, fuente y evidencia. Si hay una diferencia material, una obligación vencida o una decisión que cambie el cálculo, valida el caso con la persona responsable de tu contabilidad antes de presentar, cancelar o pagar.
