Respuesta rápida
Freelancers y agencias deben controlar cada proyecto por contrato, anticipo, entregable, CFDI, cobro, costo y reembolso. Separa honorarios propios de fondos para terceros; así evitas duplicar ingresos, perder gastos y confundir saldo bancario con utilidad.
Lectura guiada
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Separa anticipos, honorarios, gastos de terceros y reembolsos por proyecto para conciliar CFDI, banco, costos y margen.
Contrato antes del cobro
Define propiedad del gasto, entregables y reglas de cancelación antes de recibir dinero o pagar a terceros.
Caso: anticipo para un proyecto de tres meses
Una agencia cobra 50% al inicio, paga pauta por cuenta del cliente y liquida el resto al entregar. Separa honorario propio, fondos para terceros, gastos reembolsables e impuestos. Controla cada proyecto con presupuesto, cobros, costos y margen.
El contrato, CFDI, cobro y avance deben contar la misma historia; el banco solo muestra cuándo entró el dinero.
— Fintax
Clasifica cada movimiento
| Flujo | Pregunta | Documento |
|---|---|---|
| Anticipo | ¿Qué obligación activa? | Contrato y CFDI |
| Honorario | ¿Qué servicio remunera? | Entregable |
| Pauta | ¿De quién es el gasto? | Orden y comprobante |
| Reembolso | ¿Quién contrató? | Cédula y pago |
| Saldo | ¿Qué falta entregar? | Aceptación |
Clasifica cada movimiento: 5 elementos que deben revisarse
- Anticipo
- Honorario
- Pauta
- Reembolso
- Saldo
| Anticipo | Incluido |
|---|---|
| Honorario | Incluido |
| Pauta | Incluido |
| Reembolso | Incluido |
| Saldo | Incluido |
No todo depósito es margen
Freelancers y agencias suelen mezclar cobros por anticipado, reembolsos y gastos de terceros. Sin clasificación, el depósito parece ingreso completo y el margen queda distorsionado.
Un control por proyecto conecta propuesta, contrato, entregables, CFDI, banco y costos. También ayuda a decidir precios y capacidad, no solo impuestos.
En proyectos de video, revisa con el cliente una versión identificada y reúne las correcciones con su marca de tiempo. La guía de Zopley para revisar un proyecto audiovisual propone ese método de revisión. Conserva por separado el archivo revisado, los cambios acordados y la aceptación final para explicar qué entrega libera el siguiente cobro.
Preguntas frecuentes
¿Un anticipo es solo un pasivo?
No lo asumas. Revisa contrato, CFDI y reglas aplicables al cobro.
¿Todo reembolso es ingreso?
Depende de quién contrata, factura y asume el gasto; documenta el flujo.
¿Cómo sé si un proyecto fue rentable?
Compara honorario neto con horas, proveedores, pauta, comisiones y retrabajo.
Carpeta rentable por proyecto
- Contrato y alcance por proyecto.
- Calendario de anticipos y entregas.
- CFDI y complementos aplicables.
- Gastos propios frente a fondos del cliente.
- Estado de proyecto, margen y saldo por cobrar.
Tablero por proyecto
- Abre proyecto y presupuesto.
- Define hitos de cobro y CFDI.
- Clasifica costos y reembolsos.
- Actualiza avance y saldo.
- Cierra margen y expediente.
Cuatro fugas de margen
- Cotizar sin separar gastos de terceros.
- Facturar todo al final aunque ya hubo cobros.
- Mezclar cuentas personales y del proyecto.
- Medir rentabilidad solo por saldo bancario.
Fuentes y lecturas para continuar
Consulta las fuentes oficiales: requisitos de facturación, Código Fiscal de la Federación, declaraciones de personas físicas.
Para completar el proceso dentro de Fintax, revisa: controles mensuales, guía CFDI, planeación de efectivo.
Qué hacer ahora
Convierte esta revisión en un expediente con responsable, fecha, fuente y evidencia. Si hay una diferencia material, una obligación vencida o una decisión que cambie el cálculo, valida el caso con la persona responsable de tu contabilidad antes de presentar, cancelar o pagar.
