Ningún cierre mensual impide que el SAT ejerza sus facultades. Sí puede evitar que una diferencia común llegue sin explicación a una carta invitación, una aclaración de cumplimiento o una revisión formal.
Empieza por el periodo que necesitas revisar. Reúne la declaración, su cálculo y los documentos que explican cada importe. No todos tendrán un CFDI o un movimiento bancario propio: identifica el soporte que corresponde a cada operación o ajuste.
Qué revisar según el problema que encontraste
- Ante una carta invitación, identifica el periodo, el dato comparado y el soporte antes de contestar o presentar una complementaria.
- Si bancos no cuadran con CFDI, separa cobros pendientes de facturar, facturas no cobradas, anticipos, préstamos, traspasos y depósitos sin identificar.
- Si la opinión de cumplimiento es negativa, atiende la inconsistencia exacta que muestra el documento y conserva el acuse de la corrección o aclaración.
- Si hay un aviso de Buzón Tributario, entra desde sat.gob.mx, descarga el acto y la constancia, y distingue una notificación formal de un mensaje de interés.
Ocho revisiones para preparar tus documentos
| Señal detectada | Cruce que debes hacer | Acción antes de enviar |
|---|---|---|
| CFDI con datos o estatus incorrectos | XML contra constancia fiscal, operación, cobro o pago. | Define si procede sustituir o cancelar y conserva la relación entre comprobantes. |
| Bancos no conciliados | Depósitos y retiros contra CFDI, pólizas, anticipos y préstamos. | Clasifica cada partida y deja responsable, soporte y fecha de resolución. |
| Declaración distinta a contabilidad | ISR, IVA y retenciones contra papeles de trabajo y acuses. | Cuantifica la diferencia antes de decidir si procede una complementaria. |
| Aviso en Buzón Tributario | Tipo de comunicación, periodo y motivo contra expediente y constancia de notificación. | Asigna responsable y valida el procedimiento y el plazo antes de responder. |
| Opinión de cumplimiento negativa | Obligaciones, créditos, domicilio y aclaraciones pendientes. | Atiende la causa específica, conserva el acuse y vuelve a consultar el estatus. |
1. Emitir CFDI con datos fiscales incorrectos
El artículo 29-A del CFF exige, entre otros datos, RFC, nombre o razón social, código postal y uso fiscal del receptor. El mismo artículo señala que los importes amparados por comprobantes que incumplen requisitos no pueden deducirse o acreditarse. Valida los datos antes de timbrar.
2. Conservar el PDF sin XML ni consulta de estatus
La representación impresa no sustituye el XML ni demuestra por sí sola que el comprobante siga registrado. Usa la herramienta del SAT para verificar facturas electrónicas. Conserva el resultado con la fecha de consulta cuando el estatus sea relevante para el cierre.
3. Dejar la conciliación bancaria para el cierre anual
Revisa los movimientos durante el año para identificar cobros, facturas pendientes, traspasos, préstamos y anticipos. Anota quién investigará los depósitos sin referencia y qué documento falta. Si lo dejas hasta el cierre anual, puede ser más difícil conseguir esa información.
4. Cancelar o sustituir CFDI sin conservar la relación
El SAT publica un proceso de cancelación de factura con claves de motivo y reglas de aceptación. Cuando hay sustitución, el SAT pide identificar el folio fiscal relacionado. Conserva la solicitud, la respuesta del receptor y la consulta final de ambos CFDI.
5. Confundir el aviso por correo con la notificación
El correo o SMS solo avisa que hay contenido pendiente. La notificación y su acuse están dentro de Buzón Tributario. El SAT advierte que registrar medios incorrectos o no auténticos puede llevar a notificación por estrados y a la restricción temporal del certificado de sello digital. Asigna titular y suplente para revisarlo.
6. Descubrir tarde que el sistema no genera los archivos
Si tus obligaciones incluyen contabilidad electrónica, comprueba que puedas generar el catálogo, la balanza y, cuando proceda, las pólizas y auxiliares. Para los envíos que correspondan, conserva el archivo enviado, el acuse y el resultado de validación; revisa y atiende cualquier rechazo.
7. Leer la opinión de cumplimiento como una auditoría aprobada
La opinión de cumplimiento reporta el estatus de varias condiciones, entre ellas RFC, declaraciones, créditos y localización. No prueba que los cálculos sean correctos. Si aparece una inconsistencia, usa la etiqueta de aclaración que corresponda y conserva el acuse.
8. Tratar igual una carta invitación y una revisión electrónica
Una carta invitación debe leerse por su contenido, pero no es lo mismo que una fiscalización electrónica. El SAT indica que esta última inicia con una resolución provisional acompañada de preliquidación y abre un plazo legal para aportar pruebas. Guarda la notificación completa y obtén revisión fiscal antes de corregir o responder.
Ocho revisiones para preparar tus documentos: 5 elementos que deben revisarse
- CFDI con datos o estatus incorrectos
- Bancos no conciliados
- Declaración distinta a contabilidad
- Aviso en Buzón Tributario
- Opinión de cumplimiento negativa
| CFDI con datos o estatus incorrectos | Incluido |
|---|---|
| Bancos no conciliados | Incluido |
| Declaración distinta a contabilidad | Incluido |
| Aviso en Buzón Tributario | Incluido |
| Opinión de cumplimiento negativa | Incluido |
Cierre mensual que deja evidencia utilizable
- Valida los CFDI emitidos y recibidos, su estatus y su vínculo con la operación registrada.
- Concilia bancos, facturación, pólizas y declaraciones; asigna responsable a cada partida pendiente.
- Archiva declaraciones, acuses, líneas de captura, pagos y el papel de trabajo que explica los importes.
- Registra la revisión de Buzón Tributario con fecha, responsable, resultado y copia de cada acto o mensaje vigente.
La automatización puede comparar archivos y señalar excepciones, pero alguien debe investigar y documentar cada diferencia. La guía para automatizar contabilidad en México explica qué controles conviene automatizar y cuáles necesitan revisión humana.
Empieza por diferencias que cruzan sistemas
Prioriza discrepancias entre CFDI, bancos, declaraciones y contabilidad porque son fáciles de detectar y difíciles de explicar después. Registra monto, periodo, causa y estado de corrección. Esa bitácora crea una ruta de revisión antes de que exista un requerimiento.
