Si no puedes facturar, una declaración aparece pendiente o recibiste un aviso del SAT, empieza por identificar qué ocurrió. Anota el mensaje que muestra el portal y guarda el documento relacionado para revisarlo con tu contador.
Usa cada respuesta como ruta de verificación
Antes de aplicar una respuesta general, anota RFC, régimen, obligación, periodo y fuente consultada. Si cambia uno de esos datos, la conclusión también puede cambiar. Este registro breve evita trasladar una recomendación correcta al contribuyente o momento equivocado.
Aquí encontrarás respuestas sobre el RFC, las herramientas para firmar y facturar, las declaraciones y las notificaciones. Por ejemplo, antes de renovar la e.firma porque una factura no se timbra, comprueba si el certificado vencido es el CSD.
¿Qué diferencia hay entre Contraseña, e.firma y CSD?: 3 elementos que deben revisarse
- Contraseña SAT
- e.firma
- CSD
| Contraseña SAT | Incluido |
|---|---|
| e.firma | Incluido |
| CSD | Incluido |
¿Qué es el RFC?
El RFC es la clave de registro federal asignada a una persona física o moral. Su expediente también contiene actividades económicas, regímenes, obligaciones, estatus y domicilio fiscal.
La clave por sí sola no demuestra que todo esté actualizado. Descarga la constancia de situación fiscal después de la inscripción, un cambio de domicilio, el inicio o cese de una actividad, o una modificación de régimen.
¿Cuándo se actualizan actividades u obligaciones?
Presenta la actualización cuando los datos registrados ya no coincidan con la operación real: nueva actividad, cese de una actividad, cambio en la forma de obtener ingresos o traslado del domicilio fiscal.
No agregues obligaciones ni uses fechas retroactivas sólo para quitar una alerta del portal. Primero establece el hecho, la fecha, el régimen aplicable y los periodos que podrían requerir declaración. Conserva el aviso y su acuse.
¿Persona física y persona moral son el mismo contribuyente?
No. La persona física declara con su propio RFC. Una persona moral mexicana tiene RFC, denominación, capital, representantes y obligaciones distintos.
La elección afecta responsabilidad, gobierno corporativo, nómina, facturación y tributación. El nivel de ingresos es un dato del análisis, no la única prueba.
¿Qué diferencia hay entre Contraseña, e.firma y CSD?
La Contraseña permite entrar a los servicios que expresamente la aceptan. La e.firma es la firma electrónica usada en declaraciones, solicitudes y otros trámites. El Certificado de Sello Digital, o CSD, sella los CFDI emitidos por el contribuyente.
El CSD se utiliza para sellar CFDI, pero hay facilidades según el contribuyente y la aplicación: el SAT permite a personas físicas facturar con e.firma en su herramienta gratuita. Antes de tramitar o renovar un certificado, confirma qué necesita el sistema que usas. Resguarda certificados, claves privadas y contraseñas y limita su acceso a las personas autorizadas.
| Credencial | Uso principal | Control |
|---|---|---|
| Contraseña SAT | Acceso a servicios que la aceptan. | Uso personal y cambio inmediato ante exposición. |
| e.firma | Firma de declaraciones, solicitudes y trámites. | Proteger archivo .key, certificado y contraseña de la clave privada. |
| CSD |
¿Qué datos necesita un CFDI 4.0?
El receptor proporciona RFC, nombre o denominación registrada, régimen fiscal, código postal fiscal y uso de CFDI. Los datos deben coincidir con el registro del SAT.
El emisor selecciona la clave de producto o servicio, unidad, descripción, importe, impuestos, exportación, método y forma de pago. La clave del producto no es un dato que deba copiarse de la constancia del cliente.
El XML es el comprobante fiscal. El PDF sólo es una representación legible y no sustituye al XML en el expediente contable.
Datos del receptor y decisiones del emisor
Valida los datos fiscales antes de timbrar y documenta quién autorizó precio, impuestos y condiciones de pago. Una constancia ayuda a confirmar al receptor, pero no decide por el emisor cómo describir o gravar la operación.
- Receptor: RFC, nombre o denominación, régimen, código postal fiscal y uso del CFDI.
- Operación: bien o servicio, cantidad, unidad, precio, descuento e impuestos.
- Pago: método PUE o PPD, forma de pago y moneda.
- Emisor: clave de producto o servicio, objeto de impuesto, exportación y descripción suficiente.
¿Qué diferencia hay entre PUE y PPD?
PUE corresponde al pago en una sola exhibición cuando el cobro total ocurrió antes o al emitir, o cuando se usa válidamente la opción de pago dentro del mismo mes de la regla 2.7.1.39. PPD corresponde a pago en parcialidades o diferido cuando no se ha cobrado todo al emitir.
En PPD se usa la forma de pago 99 y se emite el complemento de pago conforme se cobran las parcialidades. El complemento debe identificar UUID, fecha, importe y saldos; la regla vigente fija su expedición a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al cobro.
| Método | Cuándo se usa | Seguimiento |
|---|---|---|
| PUE | Pago total recibido o aplicación válida de la opción del mismo mes. | Registrar la forma real de pago y conciliar el cobro. |
| PPD | Pago no recibido en su totalidad al emitir. | Forma 99 y complemento por cada cobro aplicable. |
¿Qué se hace cuando un CFDI está mal?
Primero determina si la operación existió, si continúa y si debe emitirse un CFDI corregido relacionado con el original. No canceles sólo para limpiar un reporte.
Cuando se use el motivo 01, emite primero el CFDI corregido, relaciónalo con el original mediante el tipo de relación 04 y después solicita la cancelación del comprobante equivocado identificando el UUID sustituto. Verifica el estatus final y conserva el acuse.
Motivos de cancelación del CFDI
Selecciona el motivo por los hechos y por la existencia o no de un comprobante sustituto. La cancelación no modifica por sí sola una declaración ya presentada ni la contabilidad del periodo.
| Motivo | Uso |
|---|---|
| 01 | Comprobante con errores y un CFDI sustituto relacionado. |
| 02 | Comprobante con errores sin relación de sustitución. |
| 03 | La operación no se llevó a cabo. |
| 04 | Operación nominativa incluida en una factura global. |
¿Cuál es el primer paso según el problema?
Busca tu situación en la tabla y reúne los documentos indicados. Si hay una fecha límite, anótala desde el inicio y pide ayuda con tiempo para atenderla.
| Situación | Primer paso | Evidencia que debes reunir | Cuándo pedir ayuda |
|---|---|---|---|
| La actividad registrada en el RFC no coincide con la del negocio | Descargar la constancia y comparar régimen, actividad y obligaciones con la operación real. | CURP, constancia vigente y descripción real de la actividad. | Si debes cambiar régimen, obligaciones o fecha de inicio. |
| El CFDI fue rechazado o tiene datos incorrectos | Comparar XML, datos del receptor y hechos de la operación antes de volver a timbrar. |
¿Qué evidencia conserva una PyME cada mes?
El expediente mensual debe explicar la base, la presentación y el pago. Un acuse confirma que el SAT recibió la declaración; cuando existe impuesto a cargo, el comprobante bancario acredita el pago por separado.
| Evidencia | Qué demuestra |
|---|---|
| Papel de trabajo | Base, acreditamientos, retenciones y resultado. |
| Inventario de CFDI | Ingresos, gastos, cobros, cancelaciones y sustituciones. |
| Conciliación bancaria | Relación entre efectivo y registros contables. |
| Acuse de declaración | Recepción de la declaración por el SAT. |
¿RESICO se elige sólo por pagar una tasa menor?
No. RESICO para personas físicas tiene límites de ingresos, actividades permitidas, exclusiones y obligaciones de permanencia. La tasa de ISR no sustituye la revisión de IVA, deducciones, socios, ingresos de otras fuentes o crecimiento esperado.
Verifica los hechos y la ley vigente antes del alta o de un cambio. Si el contribuyente deja de cumplir un requisito, identifica la fecha y los efectos en declaraciones, CFDI y pagos antes de presentar avisos.
¿Las declaraciones mensuales siempre vencen el mismo día?
No. Muchos pagos provisionales o definitivos federales usan el día 17 del mes siguiente y un decreto federal puede añadir días hábiles según el sexto dígito numérico del RFC. Otras obligaciones tienen periodicidad, calendario o régimen distinto.
Construye el calendario desde las obligaciones activas del RFC y la página vigente de cada trámite. No copies la fecha de otro contribuyente ni extiendas la facilidad del RFC a IMSS, INFONAVIT u obligaciones locales.
¿Qué es el Buzón Tributario?
El Buzón Tributario es el sistema electrónico mediante el cual el SAT puede notificar actos administrativos y el contribuyente puede presentar ciertos trámites, avisos o respuestas.
El correo o mensaje al teléfono registrado es una alerta, no el acto administrativo. Entra al Buzón, abre el documento pendiente, descárgalo y conserva el acuse de notificación. El artículo 17-K del CFF exige consultarlo dentro de los tres días siguientes al aviso electrónico enviado a un medio de contacto registrado.
¿Qué indica la opinión de cumplimiento?
La opinión muestra el estatus que los sistemas del SAT determinan bajo la regla 2.1.36 de la RMF 2026. Los resultados formales son positiva, negativa, en suspensión de actividades o inscrito sin obligaciones fiscales.
La opinión positiva tiene una vigencia de 30 días naturales desde su emisión. No es una resolución que valide la exactitud de todos los cálculos ni impide una revisión posterior.
¿Cuándo conviene una revisión profesional?
Consulta a tu contador o abogado si necesitas corregir una declaración, cambiar de régimen o responder al SAT. Pídele que te explique qué debe hacerse, qué periodos están afectados, cuál es el plazo y qué documentos necesitas. La propuesta debe indicar las disposiciones que la sustentan.
- El RFC muestra una actividad u obligación distinta a la operación real.
- Una declaración presentada no coincide con CFDI, bancos o contabilidad.
- Se deben cancelar o sustituir varios CFDI de un periodo ya declarado.
- Aparece un adeudo desconocido o una opinión de cumplimiento negativa.
- El Buzón contiene un requerimiento, crédito o plazo de respuesta.
- El negocio incorpora socios, empleados, operaciones extranjeras u otra fuente de ingreso.
- Se evalúa un cambio de régimen o una declaración complementaria.
Conciliación mensual mínima
Para cada diferencia, anota el importe, desde cuándo está pendiente, quién la revisará y para qué fecha. Si una partida importante sigue sin aclararse, señala cómo afecta los resultados del mes y qué falta para resolverla; no la des por conciliada.
- CFDI emitidos contra ventas y cobros.
- CFDI recibidos contra compras y pagos.
- Cancelaciones, sustituciones y estatus final.
- Complementos de pago contra depósitos bancarios.
- CFDI de nómina contra pólizas y retenciones.
- Papeles de trabajo de ISR e IVA contra la balanza.
- Declaraciones, líneas de captura y pagos bancarios.
- Buzón Tributario, actos abiertos y fechas de respuesta.
Fuentes oficiales
Consulta la fuente vigente antes de presentar avisos, cancelar CFDI o responder una notificación:
- Constancia de situación fiscal.
- Anexo 20 y formato CFDI 4.0.
- Proceso de cancelación de CFDI.
- Buzón Tributario.
- Opinión de cumplimiento.
- Resolución Miscelánea Fiscal 2026 compilada.
- Código Fiscal de la Federación.
Enlaces oficiales para resolverlo
Abre los servicios oficiales en una pestaña nueva, confirma contribuyente y periodo, y guarda el acuse o evidencia resultante junto con el caso.
